사내 서식 중 가장 많이 사용하는 개인경비 청구서를 네이버 오피스 폼으로 

변경해서 사용하면 어떻게 될 까요 ?



직장생활을 하다 보면 많은 문서를 작성해야 합니다. 

구매의뢰서 , 처리의뢰서 , 업무보고서 , 기안서 , 개인인사기록카드 , 개인경비청구서,지출결의서....... 최종 사직서까지......

무척 많지요. 그런데 이러한 많은 문서들 중에서 가장 많이 작성 하는 문서는 무엇일까요 ?

업무에 따라 , 부서에 따라 각기 다르 겠지만  그래도 보통적으로 가장 많이 사용하고 작성하는 문서는

아마도 개인경비청구서가 안닐까 합니다. 

(일종에 후불 청구서가 되겠지요. 자신이 먼저 돈을 지불하고 차후에 회사에서 돈을 지급해 주는 거지요. )

물론 전산시스템(그룹웨어)가 있다고 하면 별 문제가 없습니다. 그냥 기안서 형식가져다 사용하면 되는깐 말입니다. 

그러나 이러한 전산시스템을 사용하지 않는 회사라면 어떨까요? 

보통 5~10인 미만의 기업 , 스타트업 기업 , 1인기업.... 아마도 이런 규모의 기업 들이 그룹웨어를 

도입해서 사용한다는 것은 아마도 대단한 매출을 일으켜 지출이 전혀 아깝지 않거나 , 

아니면 반드시 그룹웨어가 필요한 기업에서는 사용 할겁니다. 

그러나 이러한 기업이 아니라면 그룹웨어(전자결제)를 한다는 것은 총맞은 짖일겁니다. 


그렇다고 해서 Excel로 이메일 받고 , 아니면 프린트해서 담당자에게 그때그때 전달하고 이런 프로세스를 

쓰기도 너무 낭비일겁니다. 이러한 것을 네이버 오피스 폼을 조금만 변형 한다면 충분히 해결 할 수 있습니다. 


네이버 오피스 폼으로 개인경비 청구서 만들기

간단하게 네이버에서 제공해 주는 오피스 폼을 조금만 응용한다면 충분히 가능한 일일 겁니다.


1.네이버 Works의 활성화

사내에서 사용해야 할 내용이니 Naver계정을 사용하는 것 보단 네이버Works에서 제공해 주는 메일을 사용해서 

진행 하는 것이 훨씬 좋을 겁니다. 


2.관리자가 네이버 폼을 이용해서 "개인경비청구서" 양식 만들기

청구서의 양식에 자료를 입력하는 사람은 당근 직원이 되겠지만 그것을 관리하고 지출 하는 사람은 당연히 경리업무를

담당하는 총무부서 이거나 대표일겁니다. 그러니 관리자가 만들어 직원들에게 배포를 시켜 주면 됩니다.

해당 네이버 폼은 월마다 생성 해 배포 해 주어야 합니다. 


들어가야 할 내용은 매우 간단합니다. 물론 관리자가 조금만 신경을 더 쓴다면 항목을 더 추가 할 수도 있겟지요. 

1).성명 (목록선택형) - 어떤 직원이 어떤 내용으로 지출을 했는지 알아야 하니 반드시 직원의 성명을 받습니다. 

2).사용구분 (목록선택형) - 차후 어떤 부분에 지출이 많이 되고있는지 통계를 내어 지출에 대한 부분을 감시하고 

통제 하는것이야 말로   진짜 경영일겁니다. 쓸모 없는 지출 줄이기에 일등 공신이 되지 않을까 합니다. 

3).지출일자 (목록선택형) - 해당 월의 일자를 모두 입력해 줍니다. 

4).금액  (주관식 단답형)

5).기타 (주관식 서술형) - 기타 내용이 필요한 부분이 있다면 적게 합니다. 



3.배포

작성한 양식을 사내 직원에게 모두 배포 합니다. 

배포 방식에는 4가지가 있는데 구중에 이메일로 배포를 선택 해서 외부에 알려지지 않도록 하는게 가장 좋겠지요.

이로서 관리자가 해야할 부분의 내용은 다 입니다. 이제는 직원이 지출내용이 있을때마다 해당 폼에 접속해서

그때그때 지출에 대한 내용을 입력하면 됩니다.


4."개인경비청구서" 작성하기

개인 비용으로 5,000원 짜리 비싼 볼펜을 홍마담은 한 자루 사서 고객에게 선물 하였습니다. 

예전 같으면 월에 한번 영수증을 정리하고 Excel문서를 만들어 일일이 확인하고 결산해서 사장님한테 보고하고

사용경비를 후불로 받았습니다. 그러나 이제 홍마담은 

"개인경비청구서" 폼에 들어와 오늘 구매한 볼펜에 대한 내용을 적습니다. 그리고 한달 마감이 완료 된 후 

통장으로 경비대금을 받게 되었습니다.  뭐 이런 시나리오가 연상이 됩니다. 


5.관리자 - 경비지급과 월결산 통계

네이버 폼에서 입력한 내용을 기준으로 관리자는 실시간 경비지출에 대한 내용을 확인 할 수 있습니다. 

그리고 통계또한 곧바로 가능 합니다. 




Posted by 홍마담

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