Google/Google Gmail2013. 1. 31. 16:47



지난번 포스트한  "Google Calendar로 정기모임 관리하기"에 이은 

Gmail을 활용한 정기모임 관리하기 포스트입니다.

주기적인 모임을 갖는 어떠한 모임에 총무라면  주로 하는 업무가 아마도

  • 모임일정 안내
  • 모임일정 참여여부 확인
  • 회비사용내역 전달
  • 회원관리
  • 회비관리

기타등등 아주 많을 겁니다. 

만약에 회원들에게 자세한 회비 사용내역 정보를 이메일로 전송하여야 한다면 어떻게 해야 할까요.

그리고 정기적인 모임레터를 만들어서 이메일로 발송하여야 한다면요 .. 한번 작성해 놓은 이메일이 있다면

그것을 가지고 와서 금액 , 장소 , 시간 , 기타등등의 수정해야 할 부분만 수정 하고  회원에게 메일로 모두 보낸다면

얼마나 편할 까요?

이러한 기능을 Gmail에서 구현 할 수 있습니다. 

한마디로 말하면 저당되어 있는 메일의 내용을 불러와서 그대로 보내기라고나 할까요. 


시나리오 : 홍마담 산악회 김총무

홍마담 산악회의 김총무는 매월20일이 되면 회원들에게 이번달 산행지와 지난달 모임 비용에 대한 기록을 

회원들에게 보내고 있었습니다. 그때그때 메모장에 넣어든 형식을 가지고 와서 수정해서 보내는 일을 반복 했습니다.

이러한 모임관리를 Gmail로 변경해 보겠습니다.


똑똑한 모임관리 하기 

1.Gmail 설정하기

우선 기본적인 설정이 필요 합니다. 그렇게 어렵지는 안습니다. 

Gmail의 오른쪽 상단 설정 -> 탭 실험실 -> "미리 준비된 답변(CR)사용하기" 를 사용으로 선택 하시고

최종 "변경사항저장" 버튼을 클릭 하시면 설정은 끝입니다.

이것은 한마디로 정의 하면 미리 어떠한 일정한 형식의 내용의 글을 저장해 놓는 다는 말입니다.

그래서 해당하는 내용의 이메일을 보낼경우가 생기면 해당 하는 내용을 불러와서 보내면 되는 거지요.

물론 수정해야 할 부분은 약간 수정 해야 하겠지요.




2.정기모임 글 등록

1번의 내용을 모두 완료 했다면 "편지쓰기"를 클릭해서 보낼내용을 기입합니다.

그리고 오른쪽 하단의 "▼" 표시를 클릭하여 해당 메일의 내용을 저장해 하면 됩니다.

최종 저장될때 제목을 어떻게 할 것인지 다시 한번 물어 봅니다.

메일 성향에 맞게끔 제목을 입력해서 사용하시면 되겠지요.





3.이메일 보내기

드디어 회원들에게 단체 메일을 보낼때가 왔씁다.

메일쓰기로 가서 주소록에 저장되어 있는 그룹 주소록을 받는 사람에 등록 합니다. 

그리고 글등록 때와 마찬가지로 오른쪽 하단의 "▼" 표시를 클릭 합니다. 

거기에 이전에 등록해 두었던 메시지를 삽입 하면 됩니다. 



홍마담 산악회 김총무는

회원들에게 "김 총무가 있어 행복해!" , "총무는 역시 김총무야 !" 라는 말을 들었다고 합니다. 

하하

Posted by 홍마담

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